Aide à l’archivage

Les archivistes du service sont à la disposition des producteurs d’archives de la MAE (direction de laboratoire, chercheurs, services…) pour les aider à gérer leurs archives physiques et électroniques dans les bureaux et à procéder à un versement lorsque les dossiers ne sont plus actifs.

Quels que soient la forme et le support des documents, les préconisations des archivistes portent sur les aspects suivants :

  • Plan de classement des documents physiques ou électroniques
  • Classement
  • Constitution des dossiers d’archives
  • Nommage des dossiers d’archives/documents/fichiers
  • Tableau de gestion d’archives
  • Versement

Concernant l’archivage électronique, les archivistes fournissent des recommandations sur l’organisation des dossiers et des fichiers électroniques, leur nommage et leur format. L’objectif est de permettre :

  • Un enregistrement sécurisé et fiable
  • Un stockage optimal des documents préservant leur intégrité et leur intelligibilité sur les moyen et long termes
  • Un accès rapide aux dossiers et documents
  • Un travail sur plusieurs supports informatiques et/ou un travail collaboratif

Ces recommandations ont été définies avec l’aide du service Systèmes d’information de la MAE et s’appuient sur les textes et normes en vigueur dans ce domaine, notamment le référentiel général d’interopérabilité (RGI), le modèle de référence pour un système ouvert d’archivage d’information (OAIS), les spécifications de MoReq2 et le guide Le format de fichier pdf.

Pour vous aider à gérer vos documents physiques et électroniques dans votre bureau ou pour préparer votre versement d’archives, prenez rendez-vous avec le service des archives.

Contactez le service des archives pour obtenir les guides d’archivage.

Couv_Guide_Archivage

Couv_Guide_Archivage_Electronique