Conditions d’accès aux archives

Communicabilité des archives

Le responsable du versement garde le libre accès aux documents qu’il a versés.

Toute autre communication d’archives publiques est soumise :

  • aux règles définies dans le code du patrimoine (cf. livre II « Archives » – Titre 1er. « Régime général des archives » – Chapitre 3. « Régime de communication » – Art. L. 213-1 à L. 213-8),
  • à la législation relative à l’accès aux documents administratifs (cf. loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d’amélioration des relations entre l’administration et le public et diverses dispositions d’ordre administratif, social et fiscal, dite loi CADA),
  • à la législation sur les droits d’auteur (cf. code de la propriété intellectuelle).

Délais de communicabilité

Article L213-1 du code du patrimoine

Les archives publiques sont, sous réserve des dispositions de l’article L. 213-2, communicables de plein droit. L’accès à ces archives s’exerce dans les conditions définies pour les documents administratifs à l’article 4 de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d’amélioration des relations entre l’administration et le public et diverses dispositions d’ordre administratif, social et fiscal.

Article L213-2 du code du patrimoine

Protection liée à l’application du droit d’auteur

Dès qu’elles sont originales, les œuvres de l’esprit définies à l’article L. 112-1 du code de la propriété intellectuelle bénéficient d’une protection par le droit d’auteur, parmi lesquelles :

Les livres, brochures et autres écrits littéraires, artistiques et scientifiques ; les conférences, allocutions, sermons, plaidoiries et autres œuvres de même nature ; les œuvres de dessin, de peinture, d’architecture, de sculpture, de gravure, de lithographie ; les œuvres graphiques et typographiques ; les œuvres photographiques et celles réalisées à l’aide de techniques analogues à la photographie ; les illustrations, les cartes géographiques ; les plans, croquis et ouvrages plastiques relatifs à la géographie, à la topographie, à l’architecture et aux sciences ; les logiciels, y compris le matériel de conception préparatoire ; (…)

L’utilisation des œuvres de l’esprit est soumise aux règles suivantes :

  • Lorsque l’utilisation des documents est considérée comme collective (préparation d’une thèse, d’un article, d’un ouvrage, d’une communication à un colloque, d’une exposition…) les prises de notes et les reproductions sont soumises à l’autorisation du ou des titulaires des droits d’auteur (article L. 122-5 du code de la propriété intellectuelle) sauf dans le cas du droit de courte citation réservé aux textes déjà divulgués et dont les références exactes doivent être indiqués. L’article L. 123-1 du CPI précise que « L’auteur jouit, sa vie durant, du droit exclusif d’exploiter son œuvre sous quelque forme que ce soit et d’en tirer un profit pécuniaire ». La protection persiste au profit de ses ayants droit pendant l’année civile en cours et les soixante-dix ans qui suivent la mort de l’auteur (loi du 27 mars 1997).
  • Lorsque l’utilisation des documents est considérée comme privée (usage dans le cadre du « cercle de famille ») les prises de notes et les reproductions sont possibles sans autorisation à condition que l’œuvre soit déjà divulguée. Dans le cas contraire, une autorisation du ou des titulaires des droits d’auteur est nécessaire.

Procédure de dérogation (article L213-1 du code du patrimoine)

Pour des documents n’ayant pas encore atteint leur délai légal de communicabilité, il existe une procédure de dérogation pouvant permettre leur communication, après accord du responsable du versement. Une demande de dérogation doit être adressée au directeur de la MAE pour transmission au Service interministériel des archives de France.

Instance de recours (CADA)

La Commission d’accès aux documents administratifs (CADA) est chargée de veiller au respect de la liberté d’accès aux documents administratifs et aux archives publiques. Cette Commission peut être saisie pour avis en cas de difficultés.

Communication des documents

  • A la réception d’une demande de communication d’archives, le service informe le responsable du versement (ou à défaut le responsable de l’équipe ou du laboratoire de rattachement) de l’objet de la demande, voire sollicite son accord lorsque la demande de communication porte sur des documents n’ayant pas encore atteint leur délai légal de communicabilité. Il s’assure, en particulier, auprès de lui que la communication des documents ne peut engendrer de litiges.
  • Toute communication d’archives donne lieu à un bordereau de communication.
  • Lorsque l’utilisation des archives nécessite une autorisation du titulaire des droits d’auteur, le lecteur doit demander cette autorisation à l’auteur et la fournir au service des archives. S’il s’agit d’une œuvre de collaboration (œuvre à la création de laquelle ont concouru plusieurs personnes physiques), il est nécessaire de fournir l’autorisation de tous les titulaires des droits d’auteur.
  • Les archives physiques et électroniques sont communiquées dans la salle de lecture du service. Elles peuvent être apportées dans les bureaux des laboratoires pour les communications internes.

Comment citer un document consulté ou reproduit ?

Toute mention ou reproduction d’un document d’archives doit être accompagnée de ses références exactes et complètes (nom de l’auteur, titre du document, date…), ainsi que de la mention « Archives de la Maison Archéologie & Ethnologie, René-Ginouvès » suivie de la cote.