Présentation du service

Que sont les archives ?

Les archives sont définies par le code du patrimoine comme l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme, leur support matériel et leur lieu de conservation, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité (Art. L211-1).
Ainsi, les fichiers numériques, les maquettes, les collections de référence sont des archives au même titre que les carnets de fouilles, un dossier de correspondance, un compte rendu de réunion. Ces documents sont des archives dès leur production.

Le statut juridique des archives de la MAE

Les archives de la MAE qu’elles soient de type administratif ou scientifique sont des archives publiques au sens du code du patrimoine.
Article L. 211-4. Les archives publiques sont :
– Les documents qui procèdent de l’activité de l’État, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public ou des personnes de droit privé chargées de la gestion d’un service public, dans le cadre de leur mission de service public. Les actes et documents des assemblées parlementaires sont régis par l’ordonnance n° 58-1100 du 17 novembre 1958 relative au fonctionnement des assemblées parlementaires ;
– Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels.
Les archives privées sont l’ensemble des documents définis à l’article L. 211-1 qui n’entrent pas dans le champ d’application de l’article L. 211-4.

Pourquoi gérer et conserver les archives ?

Un triple enjeu :

  • Gérer les dossiers administratifs et scientifiques en cours d’utilisation afin de disposer des informations utiles à son activité quotidienne.
  • Pouvoir justifier des droits et des obligations en fournissant les preuves en cas de contestation.
  • Permettre la ré-exploitation scientifique des documents sans limite de durée et quels que soient les domaines (disciplines de la MAE, domaines connexes, histoire des sciences…), les approches et les objectifs.

Quelles sont les missions du service ?

Créé en 2000, le service des archives est responsable de la gestion des archives de la MAE dès leur production dans les bureaux (archives courantes) et pendant toute la durée de leur conservation après versement au service (archives intermédiaires).
Le tableau de gestion d’archives établi par le service en collaboration avec les directeurs d’unités de la MAE et les chercheurs, puis validé par le service interministériel des archives de France, définit les modalités de gestion des documents (durée d’utilité administrative et sort final des documents).
Conformément à la loi, les archives conservées sans limite de durée (archives définitives) seront versées aux Archives nationales à l’issue de la période d’archivage intermédiaire.

Conseil aux producteurs

Le service est à la disposition des producteurs d’archives de la MAE (direction de laboratoire, chercheurs et enseignants-chercheurs, services communs…) pour les assister en amont dans l’organisation de leurs documents et leur fournir une véritable aide à l’archivage, pour leurs documents sur tous supports, physiques ou électroniques.
Le guide d’archivage général et le guide d’archivage électronique rédigés par le service sont accessibles à tous les producteurs de la MAE.

Collecte des archives

Le service est chargé d’organiser les versements d’archives, c’est-à-dire le transfert des documents du bureau du producteur au service des archives.
Le versement d’archives intervient lorsque les dossiers d’archives physiques ou électroniques ne sont plus d’utilité courante pour le producteur. 

Traitement intellectuel des archives

Les archivistes décrivent les documents conservés dans des inventaires appelés répertoires numériques détaillés ou bordereaux de versement, accessibles en ligne via la rubrique « Inventaires et archives en ligne ».

Conservation des archives

Les documents physiques sont conservés dans des magasins sécurisés. Ils sont conditionnés dans des boîtes en matériaux neutres afin d’assurer leur conservation intermédiaire. Pour pallier la dégradation des supports physiques, le service des archives organise des campagnes de numérisation d’archives, en particulier d’archives de terrain dont les supports sont particulièrement fragiles (relevés au crayon sur calque, diapositives, négatifs…).
Les archives électroniques natives et les archives numérisées sont conservées sur un serveur dédié à l’archivage, administré par le Service Systèmes d’information de la MAE et géré par les archivistes.

Destruction des archives

Les documents éliminables (cf. le tableau de gestion d’archives) sont détruits après visa du service interministériel des archives de France.Toute destruction d’archives publiques est interdite sans ce visa (art. 16 du décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979) et punie par la loi (art. L. 214-3 du code du patrimoine, livre II). 

Communication des archives

Laccès aux archives est gratuit et ouvert à tous.
Les documents (physiques et électroniques) sont communiqués dans la salle de lecture du service. Ils peuvent être apportés dans les bureaux des laboratoires pour les communications internes. Le service peut fournir une copie des documents par courriel. 

Valorisation des archives

 Le service fournit un appui archivistique aux chercheurs de la MAE qui souhaitent réutiliser les archives dans le cadre de programmes scientifiques.
Quels que soient les objectifs (traitement des données, diffusion des résultats scientifiques, diffusion des sources…) et les produits envisagés (base de données de fouilles, système d’information géographique, publication électronique, site Web…), le service propose les prestations suivantes :
–        traitement archivistique des documents et rédaction d’un inventaire adapté (logiciel AtoM)
–        numérisation patrimoniale des archives par des prestataires spécialisés
–        remise des archives numérisées aux producteurs pour réutilisation
–        mise en ligne des documents : Inventaires et archives en ligne
–        conservation sécurisée des archives physiques et électroniques

Transfert aux Archives nationales

Au terme de la durée définie dans le tableau de gestion d’archives et après consultation des producteurs, le service organise le transfert des archives définitives aux Archives nationales en rédigeant un bordereau de versement. Les archives transférées restent à la disposition des producteurs (laboratoires, chercheurs, services…) de la MAE. 

 

Chiffres clés

1 kml d’archives conservées
2,5 To d’archives électroniques
950 000 documents figurés